PPWR-Konformitätserklärung für Verpackungen: Welche Unterlagen Sie seit August 2026 vom Lieferanten brauchen
Die PPWR-Konformitätserklärung weist nach, dass eine Verpackung die Anforderungen der EU-Verpackungsverordnung erfüllt. Erstellt und unterschrieben wird sie von dem Unternehmen in der Erzeugerrolle, je nach Konstellation Ihr Lieferant oder Ihr eigenes Unternehmen. Sie bewahren die Erklärung fünf Jahre auf, bei Mehrwegverpackungen zehn Jahre. Verbindlich ist sie seit dem 12. August 2026.
➔ Wer muss die PPWR-Konformitätserklärung erstellen?
➔ Von der Konformitätsbewertung zur fertigen Erklärung
➔ Was muss in einer PPWR-Konformitätserklärung stehen?
➔ Welche Unterlagen muss der Verpackungslieferant bereitstellen?
➔ Fazit: Wie fordern Sie die PPWR-Unterlagen jetzt konkret an?
➔ Häufige Fragen zur PPWR-Konformitätserklärung (FAQ)
Mit der EU-Konformitätserklärung bestätigt der Erzeuger, dass die Verpackung die jeweils geltenden PPWR-Anforderungen erfüllt. Grundlage sind die Konformitätsbewertung und die zugehörige technische Dokumentation.
Seit dem 12. August 2026 braucht jede Verpackungsart, die in der EU in Verkehr gebracht wird, eine PPWR-Konformitätserklärung. Erstellt wird sie von dem Unternehmen, dem die PPWR die Erzeugerrolle zuweist: je nach Konstellation Ihr Verpackungslieferant oder Ihr eigenes Unternehmen, etwa bei Eigenmarken. Ihre Aufgabe ist es, die Rolle zu klären und die Erklärung dann einzufordern oder selbst zu erstellen, sie zu prüfen und aufzubewahren. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, welche Unterlagen zur Konformitätserklärung für Verpackungen gehören und welche Daten Sie konkret von Ihrem Verpackungslieferanten anfordern. Aus unserer Beratungspraxis wissen wir: Wer die Anfrage strukturiert stellt, hat ab August 2026 keine Lücken in der Dokumentation.
Das Wichtigste in Kürze zur PPWR-Konformitätserklärung
- Die PPWR-Konformitätserklärung ist ab dem 12. August 2026 für jede Verpackungsart Pflicht, die in der EU in Verkehr gebracht wird.
- Die Erklärung erstellt und unterschreibt das Unternehmen, dem die PPWR die Erzeugerrolle zuweist, und dieses trägt die Verantwortung für ihren Inhalt. Das ist nicht zwangsläufig der Betrieb, der die Verpackung physisch produziert.
- Grundlage ist die technische Dokumentation mit Spezifikationen, Zeichnungen und Prüfunterlagen nach der PPWR.
- Sie bewahren die Erklärung fünf Jahre auf, bei Mehrwegverpackungen zehn Jahre.
- Wir liefern zu unseren Verpackungen die Konformitätserklärungen mit. Sind Sie selbst in der Erzeugerrolle, erhalten Sie von uns die technischen Unterlagen dafür, und bei der Anfrage an andere Lieferanten unterstützen wir Sie ebenfalls.
Was diese fünf Punkte konkret für Ihren Einkauf bedeuten, klären wir jetzt der Reihe nach, beginnend mit der Definition.
Was ist eine PPWR-Konformitätserklärung?
Die PPWR-Konformitätserklärung ist ein rechtsverbindliches Dokument, mit dem der Erzeuger einer Verpackung bestätigt, dass sie die Anforderungen der EU-Verpackungsverordnung erfüllt. Die PPWR, formal die Verordnung (EU) 2025/40, regelt europaweit einheitlich, welche Anforderungen Verpackungen erfüllen müssen. Rechtsgrundlage und formalen Aufbau der Erklärung legt die EU-Verpackungsverordnung selbst fest. Damit ist die EU-Konformitätserklärung für Verpackungen das zentrale Nachweisdokument gegenüber Behörden und Geschäftspartnern. Sie funktioniert nach demselben Prinzip wie die CE-Konformitätserklärung im Produktrecht: Ein Wirtschaftsakteur übernimmt mit seiner Unterschrift die Verantwortung dafür, dass die Regeln eingehalten sind. Braucht jede Verpackung eine PPWR-Konformitätserklärung? Die Erklärung wird für die betreffende Verpackung beziehungsweise den betreffenden Verpackungstyp erstellt, nicht für jedes einzelne Verpackungsexemplar. Werden bestehende Verpackungen nach dem 12. August 2026 weiterhin in Verkehr gebracht, müssen die Anforderungen der PPWR einschließlich der erforderlichen Konformitätsunterlagen erfüllt sein. Die maßgeblichen Daten dafür zeigt die folgende Übersicht.
Der Stichtag im Überblick. Die PPWR ist seit dem 11. Februar 2025 in Kraft. Verbindlich gilt die Pflicht zur PPWR-Konformitätserklärung ab dem 12. August 2026, das ergibt sich aus der Verordnung selbst. Ab diesem Datum muss für jede Verpackungsart, die in der EU in Verkehr gebracht wird, eine Erklärung vorliegen. Lesen Sie mehr über die Fristen in unserem Beitrag PPWR Verordnung 2026: Was Unternehmen jetzt wissen müssen.
Der Zeitrahmen steht also fest. Die entscheidende Frage für Ihre Vorbereitung lautet nun, wer die Erklärung überhaupt erstellen muss.
Wer muss die PPWR-Konformitätserklärung erstellen?
Die PPWR-Konformitätserklärung erstellt das Unternehmen in der Erzeugerrolle. Wer diese Rolle trägt, ergibt sich aus der EU-Verpackungsverordnung und den tatsächlichen Gegebenheiten: Häufig ist es der Betrieb, der aus dem Rohmaterial erstmals eine fertige Verpackung macht, die Rolle liegt aber nicht automatisch beim Verpackungsproduzenten. Er führt das Konformitätsbewertungsverfahren durch, unterschreibt die Erklärung oder lässt sie von einem schriftlich beauftragten Bevollmächtigten ausstellen und trägt in jedem Fall die alleinige Verantwortung für ihren Inhalt. Beziehen Sie Standardverpackungen unverändert aus dem Sortiment eines Verpackungslieferanten, liegt die Erzeugerrolle bei diesem Lieferanten und Sie fordern die PPWR-Konformitätserklärung dort an. Sobald Sie Verpackungen jedoch spezifizieren, entwickeln lassen oder als Eigenmarke führen, rückt die Erzeugerrolle zu Ihnen und damit auch die Pflicht, die Erklärung selbst zu erstellen. In diesen Fällen liegt die PPWR-Konformitätserklärung beim Händler: Lassen Sie Kartons mit Ihrem Logo oder in Ihrem Design fertigen, tragen Sie selbst die Erzeugerrolle und erstellen die Erklärung in eigener Verantwortung. Importeure wiederum müssen nach der EU-Verpackungsverordnung sicherstellen, dass der Erzeuger im Drittland die Konformitätsbewertung durchgeführt hat und eine gültige Erklärung vorliegt, bevor die Ware in der EU in Verkehr geht. Auch Vertreiber dürfen nur konforme Verpackungen weitergeben, die Konformitätspflicht endet also nicht beim Erzeuger. Wie Sie Ihre eigene Rolle sauber bestimmen, haben wir im Beitrag zu den PPWR-Rollen ausführlich erklärt. Bevor die Erklärung unterschrieben werden kann, steht allerdings ein Prüfprozess an, den viele unterschätzen.
Von der Konformitätsbewertung zur fertigen Erklärung
Die Konformitätserklärung steht am Ende eines geregelten Verfahrens, der PPWR-Konformitätsbewertung. Wie dieses Verfahren abläuft und welches Dokument dabei welche Aufgabe hat, klären die beiden folgenden Abschnitte.
Wie erstellen Sie eine PPWR-Konformitätserklärung Schritt für Schritt?
Wer eine PPWR-Konformitätserklärung erstellen muss, durchläuft vier Schritte. Erstens prüft der Erzeuger die Verpackung gegen die Anforderungen der EU-Verpackungsverordnung, und zwar jeweils gegen die Vorgaben, die zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens gelten: ab dem 12. August 2026 vor allem die Stoffbeschränkungen einschließlich der PFAS-Grenzwerte, ab dem 12. August 2028 die harmonisierte PPWR-Kennzeichnung und ab dem 1. Januar 2030 die Vorgaben zu Recyclingfähigkeit, Rezyklatanteilen und Verpackungsminimierung. Zweitens dokumentiert er diese Prüfung in der technischen Dokumentation mit technischen Spezifikationen, Zeichnungen und den zugehörigen Bewertungs- und Prüfunterlagen. Drittens erstellt er auf dieser Grundlage die Konformitätserklärung mit den Angaben, die die EU-Verpackungsverordnung vorgibt, und unterschreibt sie. Viertens übersetzt er die Erklärung in die Sprache jedes Landes, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht wird. Ein externes Prüfinstitut ist dafür nicht vorgeschrieben: Der Erzeuger führt die PPWR-Konformitätsbewertung nach der EU-Verpackungsverordnung selbst durch oder lässt sie in seinem Auftrag durchführen, etwa durch ein Labor, die Verantwortung bleibt in jedem Fall bei ihm. Genau darin liegt die Verantwortung: Mit seiner Unterschrift bestätigt der Erzeuger die Konformität gegenüber Behörden und Kunden. Im Alltag werden dabei zwei Dokumente häufig verwechselt, die das Verfahren hervorbringt.
Was ist der Unterschied zwischen Konformitätserklärung und technischer Dokumentation?
Der Unterschied zwischen Konformitätserklärung und technischer Dokumentation liegt in Zweck
und Tiefe: Die technische Dokumentation ist das interne Beweisdossier, die Erklärung das nach außen gerichtete Ergebnisdokument.
Die PPWR-technische-Dokumentation nach der EU-Verpackungsverordnung bleibt beim Erzeuger
und wird auf Anforderung der Marktüberwachung vorgelegt, die Erklärung geht an Sie als Kunden.
Die folgende Übersicht stellt beide Dokumente gegenüber.
Die technische Dokumentation bildet die Nachweisgrundlage für die PPWR-Konformitätserklärung einer Verpackung. Dazu gehören je nach Verpackung unter anderem technische Spezifikationen, Zeichnungen und Prüfberichte.
| Kriterium | Technische Dokumentation | Konformitätserklärung |
|---|---|---|
| Zweck | Interner Nachweis, dass die Anforderungen der EU-Verpackungsverordnung geprüft wurden | Rechtsverbindliche Bestätigung der Konformität nach außen |
| Inhalt | Technische Spezifikationen, Zeichnungen, Bewertungs- und Prüfunterlagen | Identifikation der Verpackung, Erzeugerangaben, Rechtsverweise, Unterschrift |
| Verantwortung | Erzeuger erstellt und verwahrt sie | Erzeuger erstellt und unterschreibt sie |
| Empfänger | Behörden auf Anforderung | Kunden, Handelspartner, Behörden |
| Aufbewahrung | Fünf Jahre bei Einweg, zehn Jahre bei Mehrweg | Fünf Jahre bei Einweg, zehn Jahre bei Mehrweg |
Beide Dokumente gehören also zusammen, erfüllen aber getrennte Aufgaben. Was konkret in der Erklärung selbst stehen muss, regelt die EU-Verpackungsverordnung im Detail.
Was muss in einer PPWR-Konformitätserklärung stehen?
Was in einer PPWR-Konformitätserklärung stehen muss, legt die EU-Verpackungsverordnung fest. Ein amtliches Musterformular gibt es bisher nicht, verbindlich sind die inhaltlichen Angaben, die jede Erklärung vollständig abbilden muss. Genau daran prüfen Sie eingehende Dokumente Ihrer Lieferanten: Fehlt eine dieser Angaben, ist die Erklärung unvollständig und Sie fordern nach. Welche Angaben muss die PPWR-Konformitätserklärung enthalten? Die folgende Übersicht zeigt die typischen Kernelemente einer PPWR-Konformitätserklärung im Einzelnen.
| Kernelemente | Technische Dokumentation |
|---|---|
| Eindeutige Identifikation | Kennnummer, Beschreibung der Verpackungsart und Verpackungszweck, damit die Erklärung zweifelsfrei zuzuordnen ist |
| Erzeugerangaben | Name und Anschrift des Erzeugers, gegebenenfalls des Bevollmächtigten |
| Rechtsverweise | Verweise auf die relevanten EU-Rechtsvorschriften und harmonisierten Normen, gegen die geprüft wurde |
| Technische Nachweise | Gegebenenfalls Bezugnahme auf herangezogene Prüfberichte, technische Nachweise oder Normen |
| Bezug zur technischen Dokumentation | Verweis auf die technische Dokumentation, auf der die Erklärung beruht |
| Ausstellungsangaben | Ort, Datum, Name, Funktion und Unterschrift der ausstellenden Person |
Mit dieser Struktur ist die Erklärung in wenigen Minuten auf Vollständigkeit geprüft. Der aufwendigere Teil Ihrer Vorbereitung liegt woanders: bei den Unterlagen und Daten, die Sie von Ihrem Verpackungslieferanten zusammentragen.
Welche Unterlagen muss der Verpackungslieferant bereitstellen?
Welche Nachweise muss der Verpackungslieferant liefern? Das hängt von Ihrer Rolle ab. Liegt die Erzeugerrolle beim Lieferanten, liefert er zu jeder Verpackungsart die unterschriebene Konformitätserklärung. Sind Sie selbst in der Erzeugerrolle, etwa bei Eigenmarken oder von Ihnen spezifizierten Verpackungen, liefert er Ihnen stattdessen die technischen Informationen, mit denen Sie die Erklärung erstellen. Die EU-Verpackungsverordnung verpflichtet Lieferanten ausdrücklich, dem Erzeuger alle Informationen und Unterlagen bereitzustellen, die er für den Konformitätsnachweis braucht. Welche Unterlagen für die PPWR-Konformitätserklärung in Ihrer Ablage liegen müssen, richtet sich also nach dieser Rollenverteilung. In der Praxis scheitert die Dokumentation selten am Willen, sondern an der unstrukturierten Anfrage: Wer nur pauschal nach „PPWR-Unterlagen“ fragt, bekommt unvollständige Antworten und fragt dreimal nach. Genau dieses Problem lösen wir für unsere Kunden auf zwei Wegen. Zu unseren Verpackungen liefern wir die Konformitätserklärungen mit. Und wenn Sie als Erzeuger Ihrer Eigenmarken-Verpackung selbst in der Pflicht sind, liefern wir Ihnen alle nötigen Produktinformationen, damit Sie die Erklärung erstellen können. Für alle anderen Lieferanten in Ihrem Portfolio gilt: Fragen Sie strukturiert an. Welche Daten in diese Anfrage gehören, zeigt die folgende Checkliste.
Welche Lieferantendaten gehören in Ihre
Anfrage-Checkliste?
Die PPWR-Lieferantendaten gliedern sich in drei Blöcke: Dokumente, Verpackungsdaten und Ansprechpartner.
Diese Checkliste ersetzt Ihnen eine PPWR-Konformitätserklärung-Vorlage für die Lieferantenanfrage,
denn sie enthält die wesentlichen Informationen, die Sie je nach Rolle anfordern und dokumentieren.
Lieferanten stellen dem Erzeuger die Informationen und Unterlagen bereit, die er zum Nachweis der PPWR-Konformität benötigt. Diese Unterlagen unterstützen die technische Dokumentation und die Erstellung der EU-Konformitätserklärung.
| Block | Das fordern Sie an |
|---|---|
| Dokumente | Unterschriebene Konformitätserklärung je Verpackungsart, sofern die Erzeugerrolle beim Lieferanten liegt, bei eigener Erzeugerrolle die technischen Informationen für Ihre eigene Erklärung, dazu vorhandene technische Nachweise |
| Verpackungsdaten | Materialzusammensetzung, Gewicht, Abmessungen, Rezyklatanteil, technische Eigenschaften und Kennnummer je Verpackungsart |
| Ansprechpartner | Verantwortliche Stelle beim Erzeuger für Rückfragen und künftige Aktualisierungen, inklusive Erzeugeranschrift |
Mit diesen PPWR-Verpackungsdaten vom Lieferanten schaffen Sie eine belastbare Grundlage für Ihre Verpackungsdokumentation und Nachweisführung. Wie sich diese Systematik in typischen E-Commerce-Konstellationen konkret auswirkt, zeigen die folgenden Praxisfälle.
Praxisfälle aus dem E-Commerce
Die Systematik ist klar, entscheidend ist ihre Anwendung auf Ihr konkretes Sortiment. Zwei Konstellationen begegnen uns in der Beratung am häufigsten.
Was ändert sich bei bedruckten Verpackungen und Versandverpackungen?
Bei der Standardverpackung ist der Fall klar: Für die PPWR-Konformitätserklärung zur Versandverpackung, die Sie unverändert aus dem Katalogsortiment beziehen, liegt die Erzeugerrolle beim Lieferanten, Sie fordern die Erklärung an und legen sie ab. Was gilt für individuell bedruckte oder maßgefertigte Verpackungen? Bei der PPWR-Konformitätserklärung für bedruckte Verpackungen rückt die Erzeugerrolle näher an Ihr Unternehmen heran: Lassen Sie Kartons individuell bedrucken, maßfertigen oder in Ihrem Eigenmarken-Design produzieren, ergibt sich die Erzeugerrolle aus den tatsächlichen Gegebenheiten und lässt sich nicht vertraglich vereinbaren. Klären Sie deshalb vor der Bestellung im Gespräch mit Ihrem Lieferanten, bei wem die Rolle liegt und wer die Erklärung folglich erstellt. Aus unserer Beratungspraxis raten wir: Klären Sie die Rollenfrage bei jeder individualisierten Verpackung aktiv, bevor die erste Palette produziert wird. Genau hier unterstützen wir Sie mit allen Produktinformationen, die Sie für eine eigene Erklärung brauchen. Bleibt die Frage, wie Sie die wachsende Zahl an Erklärungen dauerhaft im Griff behalten.
Wie verwalten und aktualisieren Sie Erklärungen im Verpackungsportfolio?
Die PPWR-Dokumentation im Verpackungsportfolio funktioniert nach einem einfachen Prinzip: eine Erklärung je Verpackungsart, zentral abgelegt, mit Kennnummer auffindbar. Diese Kennnummer und die Erzeugerangaben stehen ab dem 12. August 2026 auch auf der Verpackung selbst oder in einem Begleitdokument, so verlangt es die EU-Verpackungsverordnung, unabhängig von der harmonisierten Kennzeichnung ab dem 12. August 2028. Ordnen Sie jede PPWR-Konformitätserklärung pro Verpackungstyp zu, vom Faltkarton über die Versandtasche bis zum Füllmaterial, und führen Sie eine Übersicht, welche Erklärung zu welchem Artikel gehört. Die PPWR-Dokumentationspflicht endet nicht mit der Ablage. Wann muss die PPWR-Konformitätserklärung aktualisiert werden? Immer dann, wenn sich an der Verpackung etwas Wesentliches ändert: bei einem Materialwechsel, einer Designänderung, einem Wechsel des Fertigungsverfahrens oder des Lieferanten sowie bei geänderter Rechtslage. In diesen Fällen muss die Erklärung fortlaufend aktualisiert werden, so verlangt es die EU-Verpackungsverordnung. Wer das im Einkaufsprozess verankert, etwa als festen Prüfpunkt bei jeder Sortimentsänderung, muss die PPWR-Konformitätserklärung aktualisieren, ohne dass Lücken entstehen. Damit steht Ihr Dokumentationssystem, und wir fassen zusammen, wie Sie jetzt konkret starten.
Fazit: Wie fordern Sie die PPWR-Unterlagen jetzt konkret an?
Der Weg zur vollständigen Dokumentation führt über vier Schritte, die Sie in dieser Reihenfolge gehen:
- Erfassen Sie Ihr Verpackungsportfolio und ordnen Sie jeden Artikel einer Verpackungsart zu.
- Klären Sie für jede Verpackungsart die Erzeugerrolle, besonders bei bedruckten und Eigenmarken-Verpackungen.
- Fordern Sie die Konformitätserklärungen mit der Anfrage-Checkliste strukturiert bei Ihren Lieferanten an.
- Bauen Sie eine zentrale Ablage mit fester Aktualisierungsroutine auf.
Der Aufwand lohnt sich, denn die Behörden überwachen den Markt ab dem 12. August 2026 stichprobenhaft und können nicht konforme Verpackungen vom Markt nehmen. Neben der Konformitätserklärung bestehen weitere Registrierungspflichten wie die Herstellerregistrierung, die wir in einem späteren Beitrag behandeln. Wo Sie mit Ihrer Verpackungsdokumentation stehen, zeigt Ihnen unser kostenloser Verpackungs-Check. Konforme Versandverpackungen finden Sie direkt in unserem Sortiment.
Wichtig: Dieser Beitrag ordnet die PPWR aus der Praxisperspektive eines Verpackungsexperten ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls empfehlen wir die Einbindung eines spezialisierten Beraters.
IGEPA Packaging
IGEPA Packaging unterstützt Unternehmen mit Verpackungslösungen für Versand, Lager, Transport und industrielle Prozesse – von einzelnen Verbrauchsmaterialien
bis zur Optimierung kompletter Verpackungsabläufe.
IGEPA group
Die IGEPA group wurde 1960 gegründet und zählt heute zu den führenden Fachgroßhandelsgruppen für Papier und Druckzubehör, Werbetechnik und Verpackungen in Europa. Mit einem der umfassendsten Sortimente der Branche betreuen wir über 90.000 Kundinnen und Kunden aus Industrie, Handel und Gewerbe – zuverlässig, verantwortungsvoll und lösungsorientiert.
Unsere Unternehmensgruppe ist heute in 23 Ländern aktiv, mit 79 Standorten und einem starken Netzwerk eigenständig geführter Gesellschaften unter gemeinsamer strategischer Ausrichtung. Die nachhaltige Entwicklung unserer Gruppe stützt sich auf rund 2.950 Mitarbeitende im In- und Ausland, auf modernste Logistikstrukturen sowie auf einen wachsenden internationalen Verbund.