Digitalisierung in der Druckindustrie: Interview über Daten, KI & messbare Effizienz

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I Eine spannende Branche, in der man noch viel vorantreiben kann
II Interview: So gelingt digitale Transformation im Druckbetrieb
III Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte in der Druckindustrie
VI Ihre Checkliste: Datenpflege als Fundament für Digitalisierung & KI
V Digitale Hebel im Druckbetrieb – typische Effekte & Voraussetzungen
VI Pilotprojekt-Canvas für digitale Transformation im Druckbetrieb
VII Über die Interviewte
VIII FAQ für die digitale Zukunft der Druckereien

Digitalisierung in der Druckindustrie klingt oft nach „Big Bang“: neue Systeme, große Budgets, riesige Erwartungen. In der Praxis entscheidet aber selten der große Wurf, sondern konsequente Prozessarbeit – Schritt für Schritt, messbar und mit den Menschen im Betrieb. Genau diesen pragmatischen Weg beschreibt Carolin Stäudle, Geschäftsführerin der Stäudle GmbH (Etikettenproduktion) in fünfter Generation. Im Interview erklärt sie, warum Digitalisierung vor allem Wettbewerbsnachteile verhindert, wie 40 % weniger Aufwand in der Auftragssachbearbeitung möglich wurden – und weshalb saubere Datenpflege manchmal wichtiger ist als die nächste KI-Anwendung.

©Carolin Stäudle

„Eine spannende Branche, in der man noch viel vorantreiben kann“

Print-Frau Carolin Stäudle über die digitale Zukunft der Branche

Digitalisierung ist in der Druckindustrie kein Selbstzweck. Wer sie als kontinuierliche Optimierung begreift, reduziert Reibung, stabilisiert Qualität und schafft Freiräume – gerade im Kontext von Fachkräftemangel, Preisdruck und hohen Maschineninvestitionen. Stäudle beschreibt ihren Ansatz als pragmatisch: Pilotprojekte statt Überforderung, klare Nutzenbewertung statt Technikverliebtheit und Daten als Fundament, damit ERP, MIS, Workflow-Automation und KI überhaupt funktionieren.

Interview: So gelingt digitale Transformation im Druckbetrieb

Wie weit ist die Digitalisierung Ihrer Kernprozesse heute vorangeschritten und wie schätzen Sie Ihre Position im Vergleich zum Branchendurchschnitt ein?

Carolin Stäudle: Unsere Digitalisierung entwickelt sich sehr positiv, und ich bin überzeugt, dass wir im Vergleich zur Branche gut aufgestellt sind. Wir haben viele Ideen, deren Umsetzung aktuell teilweise noch durch unsere Software eingeschränkt ist. Da sich jedoch viel bewegt, sind wir zuversichtlich, dass sich auch hier bald neue Möglichkeiten ergeben.

Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte in der Druckindustrie

• [ ] Nicht „Tool-first“, sondern „Problem-first“ starten (konkreter Engpass statt Technologie-Hype).
• [ ] Pilot klein halten (geringes Risiko, schneller Lernzyklus, frühe Akzeptanz).
• [ ] Mitarbeitende aktiv einbinden (Key-User, Feedbackschleifen, klare Kommunikation).
• [ ] Klarer Nutzen pro Rolle (Was bringt es Sachbearbeitung/AV/Produktion morgen?).
• [ ] Prozesse vereinheitlichen, bevor automatisiert wird (sonst wird Chaos schneller).
• [ ] Datenpflege verbindlich machen (ohne Daten keine Automatisierung, ohne Automatisierung kein ROI).
• [ ] Erfolg sichtbar machen (z. B. Zeitersparnis, weniger Rückfragen, stabilere Qualität).

Welche messbaren Wettbewerbsvorteile haben Digitalisierungsinvestitionen bereits gebracht – oder dominieren Erwartungen?

Carolin Stäudle: Ich sehe das Investment in die Digitalisierung in den meisten Bereichen eher als Maßnahme, um keinen Wettbewerbsnachteil zu haben. Wir stehen alle vor denselben Herausforderungen, zum Beispiel dem Fachkräftemangel. Schon allein deshalb müssen Prozesse vereinfacht und digitalisiert werden. Bereiche, bei denen wir uns Vorteile versprechen, betreffen eher Optimierungen mit KI – da sind wir aber noch nicht so weit, dass es messbar wäre.

KI kann Makulatur senken – welche Projekte liefern bei Ihnen ähnlich starke Resultate? Wo besteht Nachholbedarf?

Carolin Stäudle: Wir konnten durch Digitalisierung der Prozesse den Aufwand unserer Auftragssachbearbeitung um ca. 40 % senken. Das war nicht ein einzelner Prozess, sondern das Resultat vieler kleinerer Projekte – zum Beispiel die digitale Auftragstasche. Und nicht zuletzt die saubere Datenpflege, um weniger Suchaufwand zu haben.

Eine praxisbezogene Einordnung für Sie: Gerade in der Druckindustrie sind „viele kleine Projekte“ oft der stabilere Weg: weniger Risiko, schneller Lerneffekt, bessere Akzeptanz. Das gilt besonders für Workflow-Themen wie Auftragsanlage, Datenübergaben, Freigaben, Wiederholaufträge und Reklamationsmanagement – also überall dort, wo Suchzeiten und Medienbrüche Geld kosten.

Trotz Digitalstrategien scheitern Unternehmen: Was sind die größten Fallstricke der digitalen Transformation?

Carolin Stäudle: Digitalisierung ist kein Wundermittel und nur ein Teil einer Strategie, die sehr viel mehr beinhaltet. Wie in jedem Veränderungsprozess ist es unheimlich wichtig, die Mitarbeitenden mitzunehmen, damit neue Prozesse akzeptiert und im besten Fall gelebt werden. Problematisch wird es bei nicht anpassungsfähigen Mitarbeitenden, die von Technologie überrannt werden. Das fängt beim Erfassen von Zeiten und Daten an Terminals an und geht bis zu fehlendem Verständnis für Datenpflege – ohne die Digitalisierung und KI nicht funktionieren können.

Ihre Checkliste: Datenpflege als Fundament für Digitalisierung & KI

• [ ] Stammdaten-Owner festlegen: Wer verantwortet Kunden-, Artikel-, Material- und Maschinenstammdaten?
• [ ] Pflichtfelder definieren: Was muss immer gepflegt sein, bevor ein Auftrag weiterläuft?
• [ ] Namenskonventionen vereinheitlichen: Materialbezeichnungen, Oberflächen, Grammaturen, Lieferanten-Codes.
• [ ] Dublettenkontrolle einführen: doppelte Kunden/Artikel/Materialien vermeiden (Suchaufwand senken).
• [ ] Änderungsprozesse dokumentieren: Wer darf ändern, wer prüft, wie wird freigegeben?
• [ ] Schulung „Warum Daten?“: Zusammenhang zwischen Datenqualität, Durchlaufzeit und Fehlerquote erklären.
• [ ] Monatlicher Datencheck: kurzer Audit (Stichprobe) + Korrekturschleife.

Wie verändert Digitalisierung die Rolle der Geschäftsführung in der Druckbranche – und wie gehen Sie damit um?

Carolin Stäudle: Im Kern bleibt es gleich: strategisch führen, Mitarbeitende motivieren, wirtschaftliche Stabilität sichern. Was sich verändert, sind Rahmenbedingungen und Werkzeuge. Digitalisierung bedeutet für uns, Entscheidungen stärker datenbasiert zu treffen, Prozesse kontinuierlich zu hinterfragen und neue technologische Möglichkeiten aktiv in die Unternehmensstrategie einzubeziehen. Persönlich gehe ich den Wandel offen an: Ich informiere mich regelmäßig, beziehe das Team ein und fördere eine Kultur, die Innovation zulässt – ohne traditionelle Stärken aus den Augen zu verlieren.

Digitale Hebel im Druckbetrieb – typische Effekte & Voraussetzungen

Wie verzahnen Sie technologische Innovation und Wirtschaftlichkeit, damit keine Insellösungen entstehen?

Carolin Stäudle: Entscheidend ist, Innovationen im Zusammenhang mit Abläufen und Kundenbedürfnissen zu betrachten. Wir setzen Technologien nicht um ihrer selbst willen ein, sondern wenn sie nachweislich Mehrwert schaffen – effizientere Prozesse, höhere Qualität oder bessere Kundenerfahrung. Wir analysieren Potenziale, testen in überschaubaren Pilotprojekten und bewerten den Nutzen. Was sich bewährt, integrieren wir konsequent in die Abläufe. So vermeiden wir Insellösungen und stellen sicher, dass Innovation und Wirtschaftlichkeit zusammengehen.

Pilotprojekt-Canvas für digitale Transformation im Druckbetrieb

Welche Ratschläge würden Sie einer jungen Frau geben, die eine leitende Position in der Druckindustrie anstrebt?

Just do it, die Druckindustrie ist eine spannende Branche, in der man noch viel vorantreiben kann.

Über die Interviewte

Seit 2012 ist Carolin Stäudle in fünfter Generation geschäftsführende Gesellschafterin der Stäudle GmbH aus Öhringen. Das Unternehmen produziert mit 25 Mitarbeitenden Selbstklebeetiketten für u. a. Industrie, Handel und Winzer. Zuvor war sie in einem Biotech-Start-up in der Schweiz tätig. Während ihres BWL-Studiums in den Niederlanden arbeitete sie außerdem für ein halbes Jahr in einer traditionellen Akzidenzdruckerei in Singapur.

FAQ für die digitale Zukunft der Druckereien

1) Was bedeutet Digitalisierung in der Druckindustrie konkret?

Digitalisierung heißt vor allem: Prozesse standardisieren, Daten sauber pflegen und Abläufe so vernetzen, dass weniger Medienbrüche, Suchzeiten und Fehler entstehen – nicht „Technik um der Technik willen“.

2) Was bringt Digitalisierung messbar in einem Druckbetrieb?

Messbare Effekte entstehen häufig in der Administration und Auftragsabwicklung – etwa durch weniger Suchaufwand, klarere Übergaben und standardisierte Workflows; im Interview wird eine Reduktion des Aufwands in der Auftragssachbearbeitung um ca. 40 % genannt.

3) Warum ist Datenpflege so entscheidend für KI in der Druckindustrie?

KI und Automatisierung sind nur so gut wie die Datenbasis: Fehlende oder inkonsistente Stammdaten verursachen Rückfragen, Fehlentscheidungen und verhindern stabile Workflows.

4) Was sind typische Fehler bei der digitalen Transformation in der Druckindustrie?

Zu große Projekte ohne Pilotphase, fehlende Einbindung der Mitarbeitenden und unterschätzte Datenpflege sind zentrale Fallstricke – Digitalisierung ist zudem nur ein Teil einer Gesamtstrategie.

5) Wie startet man pragmatisch mit Digitalisierung in der Druckindustrie?

Mit einem klaren Engpass, einem kleinen Pilotprojekt, definierten KPIs und konsequenter Integration in den Alltag – statt vieler Insellösungen ohne langfristige Wirkung.