Supplier Code of Conduct


Einführung

Die Unternehmen der IGEPA-Gruppe (kurz: IGEPA) sind bestrebt, ihr Geschäft in der gesamten Wertschöpfungskette verantwortungsbewusst und nachhaltig zu führen und weiterzuentwickeln. IGEPA achtet bei ihren Beschaffungsaktivitäten neben prozessualen, ökonomischen und technischen Kriterien ebenfalls auf gesellschaftliche und ökologische Aspekte wie Menschenrechte, Arbeitsbedingungen, Korruptionsprävention und Umweltschutz. Neben Kosten, Qualität und Zuverlässigkeit sind für IGEPA Innovation und Nachhaltigkeit wesentliche Faktoren zur Lieferantenauswahl und –bewertung.

In diesem ´Verhaltenskodex für Lieferanten´ (Supplier Code of Conduct = SCoC) werden Anforderungen an alle Lieferanten von IGEPA niedergeschrieben. Dieser SCoC besitzt Gültigkeit gegenüber allen Unternehmen der IGEPA weltweit.

Der SCoC enthält, zusätzlich zur Anwendbarkeit der geltenden Gesetze und Vorschriften, Mindeststandards für unsere Lieferanten und ist integraler Bestandteil aller Verträge zwischen den Lieferanten und IGEPA. Falls es zwischen den Anforderungen von Gesetzen und Vorschriften und diesem SCoC oder zwischen dem eigenen Verhaltenskodex des Lieferanten und diesen SCoC Wertungsunterschiede gibt, muss der Lieferant die jeweils strengeren Bestimmungen einhalten. Für bestimmte Beschaffungskategorien können über diese SCoC hinaus erweiterte Anforderungen gelten.


Definitionen

Ein „Lieferant“ ist eine natürliche oder juristische Person, die IGEPA Waren und / oder Dienstleistungen anbietet oder Waren und / oder Dienstleistungen im Auftrag von IGEPA bereitstellt. IGEPA erwartet, dass ihre Lieferanten alle hier beschriebenen Grundsätze und Anforderungen an ihre Subunternehmer und Lieferanten kommunizieren und bei der Auswahl ihrer Vertragspartner ebenfalls berücksichtigen. Der Begriff „IGEPA-Vertreter“ umfasst alle gesetzlichen VertreterInnen und MitarbeiterInnen von IGEPA.


Allgemeine Verpflichtungen

Der Lieferant muss:

  • Alle jeweils geltenden nationalen und auf das jeweilige Vertragsverhältnis anwendbaren Gesetze und Vorschriften beachten.

  • Durch angemessene Managementsysteme, Richtlinien und Grundsätze, effektives Risikomanagement, Schulungen und die Zuweisung von ausreichenden Ressourcen zeigen, dass er den Anforderungen dieses SCoC oder seines eigenen gleichwertigen Verhaltenskodex sowie allen anderen anwendbaren Gesetzen und Vorschriften verpflichtet ist und diese einhält. Die Maßnahmen sollten der Größe und Art der Geschäftstätigkeit des Lieferanten angemessen sein.

  • Sicherstellen, dass seine MitarbeiterInnen und Geschäftspartner sowie andere relevante Interessensgruppen Zugang zu Beschwerdestellen haben, um vertraulich und/oder anonym ihre Bedenken hinsichtlich potenziellen Fehlverhaltens im Zusammenhang mit den Anforderungen dieses SCoC zu äußern. Der Lieferant muss auch über Verfahren verfügen, um diese Bedenken auszuräumen und bestätigte Fälle zu beheben.

  • Im Zweifel muss der Lieferant nachweisen können, dass er die jeweiligen Standards dieses SCoC eingehalten hat.


Unternehmensverantwortung

Der Lieferant:

  • Darf Korruption in all ihren Formen in keiner Weise tolerieren und niemals Bestechungsgelder oder geldwerte Vorteile gewähren, annehmen oder vermitteln mit dem Ziel, einen Auftrag oder eine andere Bevorzugung im geschäftlichen Verkehr zu erlangen.

  • Muss eine unangemessene Geschäftsunterhaltung vermeiden, die das Ergebnis von Geschäftsentscheidungen in unsachlicher Weise beeinflussen könnte.

  • Darf keine Reise- oder Unterbringungskosten der IGEPA-VertreterInnen zahlen. Geschenke sind nur in angemessenen, geringfügen Rahmen zulässig. Catering im Zusammenhang von Geschäftsveranstaltungen bleibt demgegenüber zulässig.

  • Muss Interessenskonflikte für den Lieferanten und seine MitarbeiterInnen vermeiden, ohne das berechtigte Geschäftsinteresse außer Acht zu lassen. Solche potenziellen Interessenskonflikte sind IGEPA zu melden.

  • Darf niemals an Geldwäsche oder der Finanzierung terroristischer oder krimineller Aktivitäten teilnehmen und muss die geltenden Handelssanktionsprogramme einhalten. Dies erfordert eine sorgfältige Überprüfung, bevor ein Geschäftspartner ausgewählt wird.

  • Muss fair und in Übereinstimmung mit allen geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetzen konkurrieren, ohne sich beispielsweise auf Preisabsprachen, Mengenabsprachen, Marktanteile oder Kundenallokationen zu einigen oder wettbewerblich sensible Informationen auszutauschen.

  • Muss einschlägige Datenschutzgesetze und andere damit zusammenhängende Vorschriften beachten.

  • Muss anvertraute, vertrauliche und sensible Informationen mit der gebotenen Sorgfalt schützen und die Sicherheit elektronischer Datenverarbeitungsprozesse gewährleisten; etwaige IT-relevante Risiken müssen identifiziert und behoben sowie regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden.

  • Muss alle anwendbaren Regeln und Vorschriften in Bezug auf Produktsicherheit sowie Qualitäts- und Sorgfaltspflichten für alle gelieferten Waren wie Geräte, Artikel, Chemikalien und Dienstleistungen, einschließlich der von IGEPA gegebenenfalls festgelegten Regeln, befolgen.


Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Der Lieferant:

  • Muss alle gesetzlich geltenden und jeweils anwendbaren Arbeitsschutz- und Hygieneanforderungen befolgen und für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld für MitarbeiterInnen und BesucherInnen sorgen. Alle vom Lieferanten bereitgestellten Unterkünfte müssen sicher, komfortabel und hygienisch sein.

  • Soll eine zuständige Person für die Verantwortung von Arbeitsschutz innerhalb der Organisation benennen.

  • Muss erforderliche Maßnahmen – einschließlich geeigneter Kontrollen, Arbeitsverfahren, Inspektionen am Arbeitsplatz, Notfallplänen und Bereitstellung von Sicherheitsausrüstung – ergreifen, um Gefahren und Unfälle am Arbeitsplatz zu vermeiden.

  • Muss Arbeitsschutzeffizienz und -gefahren überwachen und protokollieren sowie alle Arbeitsschutzvorfälle melden und untersuchen.

  • Muss sicherstellen, dass das Personal eine angemessene Schulung zum Arbeitsschutz erhalten hat, sich bemühen, das Bewusstsein seiner MitarbeiterInnen und Subunternehmen für Gesundheits- und Sicherheitsfragen zu stärken, und die Sicherheitskultur durch transparente Kommunikation gewährleisten


Menschen- und Arbeitsrechte

Der Lieferant:

  • Muss alle Menschenrechte respektieren und hohe Sorgfaltspflichten im Bereich der Menschenrechte wahrnehmen, nachteilige Auswirkungen vermeiden und diese gegebenenfalls abstellen.

  • Muss allen MitarbeiterInnen gleiche Chancen bieten und niemanden aufgrund seiner/ihrer ethnischen Zugehörigkeit, seines/ihres Geschlechts, seiner/ihrer Behinderung, seiner/ihrer sexuellen Orientierung, seiner/ihrer religiösen oder politischen Überzeugung oder anderer solcher Merkmale diskriminieren.

  • Darf keine physischen, psychischen, verbalen oder sexuellen Belästigungen oder Misshandlungen gegenüber MitarbeiterInnen dulden.

  • Darf keine ArbeitnehmerInnen unter 15 Jahren oder unter dem gesetzlichen nationalen Mindestalter, je nachdem, welches höher ist, beschäftigen (gemäß dem IAO-Übereinkommen 138 über Kinderarbeit).

  • Muss sicherstellen, dass die Beschäftigung junger Menschen über dem Mindestalter, aber unter 18 Jahren, deren Ausbildung, Gesundheit, Sicherheit oder Moral nicht gefährdet.

  • Darf keine Form von unfreiwilliger Arbeit oder Schuldknechtschaft nutzen oder davon profitieren, einschließlich des Zurückhaltens von Pässen oder anderen Dokumenten von MitarbeiterInnen.

  • Muss ethisch einwandfreie Bewerbungsverfahren befolgen und sicherstellen, dass jede Personalagentur, die im Auftrag des Lieferanten arbeitet, dasselbe tut. Die MitarbeiterInnen müssen schriftliche Arbeitsverträge haben und es dürfen keine Einstellungsgebühren erhoben werden.

  • Muss voll und ganz das Recht der MitarbeiterInnen respektieren, sich zu organisieren, eine Gewerkschaft zu gründen und dieser beizutreten (oder nicht beizutreten) und gemeinsam Tarifverhandlungen zu führen.

  • Muss den MitarbeiterInnen mindestens den nationalen Mindestlohn bezahlen und deren Recht auf eine angemessene Vergütung anerkennen. Überstunden müssen mit einem Prämiensatz oder gemäß der nationalen Gesetzgebung ausgeglichen werden. Löhne und Überstunden müssen regelmäßig und direkt an den/die ArbeitnehmerIn vergütet werden.

  • Muss angemessene Arbeitszeiten vorschreiben, die den geltenden Gesetzen und Tarifverträgen entsprechen. Wenn eine solche Regelung nicht besteht, darf die Arbeitszeit regelmäßig 48 Stunden (oder 60 Stunden, einschließlich Überstunden) pro Arbeitswoche nicht überschreiten. Überstunden müssen freiwillig sein, es sei denn, Ausnahmen sind in Tarifverträgen oder ähnlichen Verträgen zulässig.

  • Muss allen MitarbeiterInnen in jedem Zeitraum von sieben Tagen mindestens 24 aufeinander folgende Stunden Ruhezeit zur Verfügung stellen.

  • Muss den MitarbeiterInnen ermöglichen, ihren Arbeitsplatz und alle vom Lieferanten bereitgestellten Wohnungen frei zu betreten und zu verlassen.


Die Umwelt schützen

Der Lieferant:

  • Muss Ressourcen effizient verwenden und für eine angemessene Betriebskontrolle sorgen, um nachteilige Umweltauswirkungen zu minimieren. Je nach Branche müssen regelmäßige Betriebskontrollen im Hinblick auf Emissionen und Energieverbrauch, Wassernutzung und Abwasser, Rohstoffe, Umweltverschmutzung und die Lagerung sowie Handhabung von Chemikalien, gefährlichen Materialien und Abfällen erfolgen.

  • Muss die Treibhausgasemissionen aus dem Betrieb aktiv überwachen, einer möglichen Meldepflicht nachkommen und sich um ihre Reduzierung bemühen.

  • Muss sich um die Förderung und Verbesserung der Kreislaufwirtschaft in den Geschäftsmodellen, im Produktdesign und im Betrieb bemühen.

  • Muss die Auswirkungen seines Geschäfts auf die biologische Vielfalt identifizieren, und gegebenenfalls handeln, um die biologische Vielfalt zu schützen.

  • Muss proaktiv Umweltereignisse verhindern und sicherstellen, dass mit geeigneten vorbeugenden und korrigierenden Maßnahmen angemessen auf solche Ereignisse reagiert werden kann.

  • Muss Umweltverstöße und Beschwerden systematisch behandeln und den betroffenen Parteien mitteilen, einschließlich IGEPA, falls sie hiervon betroffen sein können.

  • Muss auf Anfrage von IGEPA - in angemessenen Umfang - Umweltleistungsdaten als Eingabe für Umweltbewertungen, Produktlebenszyklus-Bewertungen und / oder Produktdeklarationen und -etiketten angeben.


Überwachung

Der Lieferant muss IGEPA oder einem von IGEPA autorisierten Dritten gestatten, die Einhaltung der Anforderungen dieser SCoC durch Dialog, Offenlegung von Informationen oder – falls dies von IGEPA als notwendig erachtet wird – durch eine Betriebsbegehung zu überprüfen. Eine solche Prüfung muss das Interesse des Lieferanten an ungestörten Vorgängen berücksichtigen und nicht im Widerspruch zu den gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen des Lieferanten stehen. Wenn IGEPA feststellt, dass der Lieferant diese SCoC nicht einhält, gibt IGEPA an, welche Probleme behoben oder verbessert werden müssen. Der Lieferant muss dann unverzüglich Korrekturmaßnahmen ergreifen und angemessene Nachweise für die jeweiligen Problembehebungen und/oder Verbesserungen erbringen. IGEPA behält sich das Recht vor, ausstehende Bestellungen zu stornieren, zukünftige Bestellungen auszusetzen und / oder die Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten aufzukündigen, falls ein Verstoß gegen diese SCoC von IGEPA festgestellt wird oder der Lieferant sich weigert oder nicht in der Lage ist, von IGEPA geforderte Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Dies gilt ungeachtet von Vereinbarungen zwischen IGEPA und dem Lieferanten, zu dem dieser SCoC als integraler Bestandteil gehört, festgelegten ordentlichen und außerordentlichen Kündigungsregeln.